Księga Przychodów i Rozchodów to prawdopodobnie najłatwiejsza forma ewidencjonowania transakcji działalności gospodarczej. Chętnie wybierana jest przez małych i początkujących przedsiębiorców, ale nie wszystkie firmy mogą z niej korzystać. Co to jest KPiR i jak za jej pomocą prowadzić księgowość?

KPiR – co to jest i do czego służy?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji, w której przedstawione są przychody i rozchody osiągane przez firmę. Mikro- i mali przedsiębiorcy chętnie sięgają po możliwość prowadzenia tzw. księgowości uproszczonej za pomocą KPiR. Co to oznacza?

Tradycyjna, pełna księgowość obejmuje między innymi stany magazynowe i szczegółowe informacje dotyczące środków trwałych, a przedsiębiorstwo z niej korzystające zobowiązane jest do przedstawienia sprawozdania finansowego, obejmującego m.in. rachunek zysków i strat. Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów jest znacznie łatwiejsze – wymaga ewidencjonowania jedynie sprzedaży i wydatków, a sprawozdanie finansowe nie jest obowiązkowe.

KPiR – dla kogo?

Kto ma obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów? Tak naprawdę, to nikt. Prowadzenie KPiR to tylko jedna z opcji ewidencji do wyboru – podatnik, dopóki spełnia warunki, ma możliwość wyboru między Księgą Przychodów i Rozchodów a pełną księgowością. Przysługuje ona następującym podmiotom: 

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, korzystające z form opodatkowania takich jak skala podatkowa i podatek liniowy, lub przechodzące na nie z ryczałtu bądź karty podatkowej,
• spółki cywilne, jawne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli ich dochód netto ze sprzedaży nie przekroczył 2 500 000 euro,
• armatorzy zdefiniowani na podstawie ustawy o podatku tonażowym,
• osoby wykonujące działalność gospodarczą w formie agencji lub umowy zlecenia,
• osoby duchowne, które zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego.

Kto nie może prowadzić Księgi Przychodów i Rozchodów?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów nie jest możliwe dla niektórych grup przedsiębiorców. Należą do nich:

• osoby fizyczne stosujące ryczałt lub kartę podatkową jako formę opodatkowania działalności gospodarczej,
• osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą,
• przedsiębiorcy, których dochód netto ze sprzedaży przekroczył 2 000 000 euro.

Nawet jednorazowy, duży dochód może spowodować, że konieczne będzie przejście na prowadzenie pełnej księgowości. Powrót do KPiR możliwy będzie dopiero w kolejnym roku, jeśli przychody za miniony zmieszczą się w limicie.

Księga przychodów i rozchodów – jak prowadzić?

KPiR prowadzić można w formie papierowej lub elektronicznej. Ze względu na wygodę, wiele osób decyduje się na działanie z użyciem komputera – nie ma obowiązku jej drukowania, jeśli wykorzystywany do jej prowadzenia program będzie zapewniał wgląd w treść zapisów w porządku chronologicznym, a zawartość będzie przechowywana na nośniku danych w sposób uniemożliwiający zniszczenie, zniekształcenie lub modyfikację treści przez osoby nieupoważnione. Księga powinna być spójna, a każda sprzedaż oraz wydatek muszą być opatrzone:

• numerem dowodu księgowego,
• datą zdarzenia,
• danymi kontrahenta,
• kwotą,
• krótkim opisem transakcji (np. zakup środków czystości).

Księgę uzupełniać należy po zakończeniu dnia, ale przed rozpoczęciem działalności w kolejnym. Wszystkie zapisy muszą być sporządzone starannie, czytelnie, w polskim języku i walucie. Obowiązkowe jest przechowywanie dowodów księgowych razem z KPiR. Opisywać je trzeba na odwrocie, a wszystkie ewentualne błędy poprawiać za pomocą korekty. W przypadku podatników, którzy prowadzą także ewidencję za pomocą kasy fiskalnej, odnotowywanie wszystkich sprzedaży nie jest konieczne – zapisy te należy w takim przypadku uzupełniać na podstawie raportów dobowych i miesięcznych z kasy.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – jak wypełnić?

Forma Księgi Przychodów i Rozchodów jest dokładnie określona za pomocą wzoru zamieszczonego w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zawiera siedemnaście kolumn ułożonych w porządku, którego bezwzględnie należy przestrzegać. Kolejność wypełniania wygląda następująco:

1. liczba porządkowa,
2. data księgowania wynikająca z dokumentu będącego przedmiotem wpisu,
3. numer dowodu na podstawie którego sporządzany jest zapis,
4. nazwa podmiotu, z którym prowadzona była transakcja (nazwa firmy lub imię i nazwisko),
5. adres kontrahenta,
6. rodzaj przychodu lub wydatku (np. zakup materiałów budowlanych),
7. wartość sprzedaży,
8. pozostałe przychody związane z transakcją,
9. suma kwot z punktów 7 i 8,
10. wartość zakupu towarów handlowych i materiałów,
11. dodatkowe koszty (np. transportu, ubezpieczenia towaru podczas wysyłki),
12. wartość wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom w gotówce lub w naturze,
13. pozostałe koszty (np. wydatki na media, eksploatację samochodu dla celów prowadzonej działalności),
14. suma kwot z punktów 12 i 13,
15. wolna kolumna, w której przedsiębiorca może wpisać dodatkowe zaszłości gospodarcze, które nie pasują do innych kolumn,
16. koszty działalności badawczo-rozwojowej wymienione w artykule 26e ustawy o podatku dochodowym,
17. uwagi.

Podatkowa Księgi Przychodów i Rozchodów – jak liczyć dochód roczny?

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów umożliwia rozliczenie dochodu rocznego w prosty sposób. Aby tego dokonać, należy zsumować kwoty w poszczególnych kolumnach. Można to robić na dwa sposoby – na końcu każdego miesiąca lub narastająco w ciągu całego roku. Jeśli wybrano pierwszy sposób, wartości z końca grudnia są równocześnie podsumowaniem całorocznych przychodów i wydatków. W przypadku sumowania miesięcznego konieczne będzie wykonanie rozliczenia rocznego, polegającego na wpisaniu kwot z każdego miesiąca do odpowiednich kolumn i dodanie ich do siebie. Aby wyliczyć ostateczny dochód roczny, należy odjąć powstałą kwotę wydatków od przychodów. Następnym krokiem jest:

• powiększenie kwoty o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa

lub

• pomniejszenie kwoty o różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest niższa.

Księga przychodów i rozchodów – uproszczona księgowość dla małych przedsiębiorców

Księga przychodów i rozchodów pomaga nie tylko w sporządzaniu ewidencji i rozliczeń, lecz także ułatwia wyciąganie wniosków o prowadzonej działalności oraz kontrolowanie finansów firmy. W jej prowadzeniu niezbędna jest dokładność i systematyczność. Prawidłowe i regularne wypełnianie KPiR znacznie usprawni procesy związane z monitorowaniem wydatków i sprzedaży, planowanie działań firmy i obliczanie rocznych dochodów i strat. Prowadzenie własnej, uproszczonej księgowości to dla małych przedsiębiorców także dodatkowy sposób na oszczędność – nie trzeba zatrudniać osoby z zewnątrz, aby poradzić sobie z rachunkowością.