Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych firmy. To jedno z podstawowych i najważniejszych zadań spoczywających na właścicielach biznesów. Niektórym typom działalności sposób prowadzenia rachunkowości narzucony jest z góry, a inne mają możliwość wyboru spośród kilku form. Tradycyjna księgowość, zwana “pełną” wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych. Na czym to polega?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – najważniejsze informacje

Głównym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestrowanie wszystkich zdarzeń o charakterze finansowym, w skład których wchodzą aktywa, pasywa, obroty oraz salda. Dzięki ich istnieniu, przedsiębiorcy mogą monitorować swoją sytuację finansową i sporządzać wymagane prawnie rozliczenia podatkowe i sprawozdania. Księgi rachunkowe składają się z:

• Dziennika, czyli miejsca, w którym zapisywane są wszystkie aktywności gospodarcze. To chronologiczny rejestr wszystkich zdarzeń, odpowiednio ponumerowanych i opisanych. Sposób zapisywania musi być ciągły i umożliwiać powiązanie danych z zatwierdzonymi i sprawdzonymi dowodami księgowymi.
• Księgi głównej, w której prowadzone są konta przypisane do różnych kategorii: aktywów, pasywów, przychodów i kosztów. Wszystkie transakcje zapisywane są w księdze głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu: na jednym z kont po stronie kredytowej, a na drugim – debetowej. W odróżnieniu od dziennika, tutaj transakcje zapisywane są w sposób hierarchiczny, nie chronologiczny.
• Ksiąg pomocniczych, opisujących z większą szczegółowością wszystkie zdarzenia na kontach analitycznych. Zawierają przede wszystkim dane związane z rozrachunkami z kontrahentami i pracownikami oraz środkami trwałymi.
• Zestawienia obrotów i sald, którego zadaniem jest raportowanie oraz analiza i planowanie stanu kont na początku i końcu danego okresu. Dane z księgi głównej lub pomocniczych są tu ze sobą porównywane, aby udowodnić, że ich stan jest zgodny z rzeczywistością. 
• Inwentarza, czyli wykazu składników aktywów i pasywów. Przedstawia on stan majątkowy przedsiębiorstwa i jego obecne zobowiązania, jeżeli wcześniej nie były prowadzone przez nie księgi rachunkowe. Przygotowywany jest więc w wyjątkowych sytuacjach, takich jak zmiana formy prawnej lub fuzja firm.

Od 2025 roku księgi rachunkowe w wersji papierowej nie są już dozwolone – osoby prawne objęte podatkiem CIT muszą prowadzić je w formie elektronicznej, przy pomocy odpowiednich programów komputerowych. Dzięki temu możliwe jest przekazywanie danych w formacie JPK_CIT zdalnie do Urzędu Skarbowego.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to dla wielu firm nie tylko sposób na zachowanie porządku w finansach, lecz również wymóg prawny. Zobowiązane do jej prowadzenia są:

• organizacje działające w oparciu o: prawo bankowe, fundusze inwestycyjne, przepisy o obrocie papierami wartościowymi, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisy dotyczące spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych,
• organizacji i funduszy emerytalnych (bez względu na przychody),
• spółki handlowe kapitałowe, cywilne, osobowe, organizacje, osoby prawne (z wyłączeniem Narodowego Banku Polskiego i Skarbu Państwa),
• osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży wynosiły w danym roku więcej niż 2 500 000 euro w przeliczeniu na złotówki zgodnym ze średnim kursem NBP,
• urzędy gmin, powiatów, województw oraz ich jednostek budżetowych,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• oddziały i przedstawiciele zagranicznych firm uczestniczące w polskim obrocie gospodarczym,
• jednostki otrzymujące na wykonanie zleconych zadań fundusze celowe, subwencje lub dotacje z budżetu państwa czy samorządu terytorialnego.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – z pomocą czy samodzielnie?

Każdy, kto musi prowadzić księgi rachunkowe w swojej firmie wie, że jest to zadanie wymagające ogromnej cierpliwości, staranności i uważności. Każdy błąd może generować koszty, dlatego ważne jest, aby osoba odpowiedzialna za rachunkowość posiadała odpowiednie predyspozycje i umiejętności. Z tego powodu wiele firm podejmuje decyzję o zatrudnieniu księgowych lub zleceniu prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznym biurom rachunkowym. Jest to rozwiązanie dobre zwłaszcza dla większych firm, operujących wieloma transakcjami i dużymi kwotami – mniejsi przedsiębiorcy często jednak zajmują się tym samodzielnie. Warto pamiętać, że najmniejsze firmy mają możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów.